در حال بارگذاری ...
در دنیای رقابتی امروز، مدیریت زمان و کنترل تردد کارکنان نقش مهمی در افزایش بهرهوری سازمانها دارد. استفاده از دستگاههای حضور و غیاب مانند مدلهای اثر انگشتی، کارتی یا تشخیص چهره، به یک استاندارد در شرکتها تبدیل شده است. برندهایی مانند ZKTeco،نانوتایم و ZEC با ارائه محصولات متنوع در این حوزه، سهم بزرگی از بازار را در اختیار دارند.
اما داشتن یک دستگاه حضور و غیاب بهتنهایی تضمینکننده مدیریت صحیح نیست. نحوه انتخاب، استقرار و استفاده از این سیستمها تعیینکننده موفقیت یا شکست آنهاست. در ادامه با ۵ اشتباه رایج در استفاده از دستگاه حضور و غیاب آشنا میشویم.
یکی از رایجترین اشتباهات، انتخاب دستگاه بدون توجه به نیازهای واقعی سازمان است. برای مثال، یک کارگاه صنعتی با شرایط محیطی سخت، نمیتواند از همان دستگاهی استفاده کند که در یک شرکت اداری با محیط کنترلشده کاربرد دارد.
برخی سازمانها تنها بر اساس قیمت تصمیم میگیرند و به عواملی مانند:
توجه نمیکنند.
بهعنوان نمونه، دستگاههایی مانند Nano Time XF 100 برای سازمانهای بزرگ با نیاز امنیتی بالا مناسبتر هستند، در حالی که برای شرکتهای کوچک ممکن است گزینهای اقتصادیتر کافی باشد.
راهکار:
قبل از خرید، تحلیل نیاز انجام دهید و با مشاوران تخصصی سیستمهای حضور و غیاب مشورت کنید.
حتی بهترین سیستم حضور و غیاب نیز بدون آموزش مناسب، کارایی لازم را نخواهد داشت. بسیاری از مشکلات ثبت اشتباه تردد، به دلیل عدم آشنایی کارکنان با نحوه صحیح استفاده از دستگاه رخ میدهد.
برای مثال:
در برخی مدلهای تشخیص چهره مانند X Face320 M رعایت زاویه و نور مناسب اهمیت زیادی دارد.
راهکار:
پس از نصب دستگاه، یک جلسه آموزشی کوتاه برگزار کنید و دستورالعمل استفاده را بهصورت مکتوب یا ویدیویی در اختیار کارکنان قرار دهید.
بسیاری از شرکتها دستگاه حضور و غیاب را نصب میکنند، اما آن را بهدرستی با نرمافزارهای منابع انسانی یا حقوق و دستمزد یکپارچه نمیکنند. این موضوع باعث میشود دادهها بهصورت دستی منتقل شوند که احتمال خطا را افزایش میدهد.
یکپارچه نبودن سیستم میتواند مشکلات زیر را ایجاد کند:
راهکار:
از نرمافزارهای حضور و غیاب سازگار با سیستم مالی سازمان استفاده کنید و فرآیند انتقال اطلاعات را بهصورت خودکار انجام دهید.
دستگاه حضور و غیاب نیز مانند هر سیستم الکترونیکی دیگری نیاز به نگهداری و بهروزرسانی دارد. برخی سازمانها پس از نصب دستگاه، هیچ برنامهای برای سرویس دورهای آن در نظر نمیگیرند.
مشکلات رایج ناشی از عدم نگهداری:
کاهش دقت سنسور اثر انگشت
کند شدن سیستم
از دست رفتن اطلاعات
خرابی منبع تغذیه
برندهایی مانند Hikvision معمولاً بهروزرسانیهای نرمافزاری ارائه میدهند که عدم نصب آنها میتواند باعث کاهش امنیت سیستم شود.
راهکار:
قرارداد پشتیبانی با شرکت تأمینکننده داشته باشید و حداقل هر ۶ ماه یکبار دستگاه را بررسی و سرویس کنید.
برخی مدیران، دستگاه حضور و غیاب را تنها ابزاری برای کنترل و نظارت سختگیرانه میدانند. این نگاه میتواند باعث ایجاد حس بیاعتمادی در کارکنان شود.
در حالی که اگر از دادههای این سیستم بهدرستی استفاده شود، میتواند به:
کمک کند.
دستگاه حضور و غیاب باید ابزاری برای بهبود فرآیندها باشد، نه صرفاً وسیلهای برای جریمه و کنترل.
راهکار:
گزارشهای تحلیلی تهیه کنید و از دادهها برای بهبود عملکرد سازمان استفاده نمایید، نه صرفاً برای اعمال محدودیت.
در فروشگاه اینترنتی راژمان میتوانید انواع دستگاههای حضور و غیاب را مشاهده و تهیه کنید که با تکنولوژیهای مختلف و مناسب برای نیازهای متنوع کسبوکارها عرضه میشوند.
دستگاههای حضور و غیاب ارائهشده در این سایت شامل مدلهایی هستند که به روشهای زیر کارکنان را شناسایی میکنند:
دستگاههای حضور و غیاب در این فروشگاه معمولاً دارای امکانات زیر هستند:
یکی از مدلهای این فروشگاه، دستگاه Nano Time K 40 Plus است که:
این تنوع محصولات به شما کمک میکند تا دستگاه مناسب با نیاز خاص سازمان خود (برای مثال سرعت بالا، دقت بیشتر یا محیطهای پرجمعیت) را انتخاب کنید.
برای جلوگیری از اشتباهات رایج در استفاده از دستگاه حضور و غیاب، به نکات زیر توجه کنید:
جمعبندی
دستگاه حضور و غیاب یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت منابع انسانی در سازمانهاست. اما اشتباه در انتخاب، آموزش، یکپارچهسازی یا نگهداری آن میتواند باعث کاهش کارایی و افزایش نارضایتی شود.
با پرهیز از ۵ اشتباه رایج در استفاده از دستگاه حضور و غیاب که در این مقاله بررسی شد، میتوانید از این سیستم بهعنوان یک ابزار استراتژیک برای افزایش بهرهوری، شفافیت و عدالت سازمانی استفاده کنید.
اگر قصد خرید یا ارتقای سیستم حضور و غیاب سازمان خود را دارید، پیشنهاد میشود پیش از تصمیمگیری، نیازهای دقیق مجموعه را بررسی کرده و از مشاوره تخصصی بهرهمند شوید تا بهترین بازدهی را از سرمایهگذاری خود کسب کنید.
در صورتی که برای انتخاب یا استفاده از تجهیزات چاپ و اسکن نیاز به راهنمایی دارید، کارشناسان فروشگاه راژمان آماده ارائه ی مشاوره تخصصی از طریق شماره 071-36474444 می باشند.
علاوه بر بخش فروش، راژمان دارای مرکز خدمات پس از فروش و تعمیرات تخصصی راژمان-شیراز است. چنانچه دستگاه شما دچار مشکل شده باشد، میتوانید جهت دریافت مشاوره فنی اقدام کرده و در صورت نیاز، دستگاه خود را بهصورت حضوری یا از طریق پیک، برای بررسی و تعمیر ارسال نمایید تا در کوتاهترین زمان ممکن، مشکل آن بهصورت اصولی برطرف شود.
سوالات متداول
۱. مهمترین اشتباه در استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست؟
پاسخ:
مهمترین اشتباه، انتخاب دستگاه نامناسب بدون نیازسنجی دقیق است. بسیاری از سازمانها بدون توجه به تعداد پرسنل، شرایط محیطی یا نیاز به اتصال نرمافزاری، اقدام به خرید میکنند. برای مثال، استفاده از یک دستگاه ساده در محیط صنعتی ممکن است باعث خرابی سریع یا ثبت نادرست تردد افراد شود. انتخاب برندهای معتبر مانند ZKTeco،نانوتایم و ZEC با توجه به نیاز سازمان، میتواند از این مشکل جلوگیری کند.
۲. چرا آموزش کارکنان در استفاده از دستگاه حضور و غیاب اهمیت دارد؟
پاسخ:
اگر کارکنان نحوه صحیح ثبت ورود و خروج را ندانند، خطاهای زیادی در سیستم ایجاد میشود؛ از جمله ثبت نشدن تردد یا ایجاد مغایرت در حقوق و دستمزد. حتی در دستگاههای پیشرفتهای مانند Nano Time XF 100 نیز در صورت استفاده نادرست، دقت سیستم کاهش مییابد. آموزش صحیح باعث افزایش دقت، کاهش خطا و جلوگیری از نارضایتی کارکنان میشود.
۳. آیا عدم اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرمافزار حقوق و دستمزد مشکلساز است؟
پاسخ:
بله، قطعاً. اگر اطلاعات تردد بهصورت دستی وارد سیستم حقوق و دستمزد شود، احتمال خطا بسیار بالا میرود. این موضوع میتواند باعث اشتباه در محاسبه اضافهکاری، تأخیر یا مرخصی شود. یکپارچهسازی سیستم حضور و غیاب با نرمافزار منابع انسانی، فرآیندها را دقیقتر و سریعتر میکند.
۴. هر چند وقت یکبار باید دستگاه حضور و غیاب سرویس شود؟
پاسخ:
بهتر است حداقل هر ۶ ماه یکبار دستگاه بررسی و سرویس شود. همچنین نصب بهروزرسانیهای نرمافزاری اهمیت زیادی دارد، بهخصوص در دستگاههای تشخیص چهره مانند X Face320 M که امنیت و دقت آنها وابسته به آپدیتهای منظم است. سرویس دورهای از خرابی ناگهانی و از دست رفتن اطلاعات جلوگیری میکند.
۵. چگونه میتوان از دستگاه حضور و غیاب برای افزایش بهرهوری استفاده کرد؟
پاسخ:
به جای استفاده ی صرفاً کنترلی، باید از گزارشهای تحلیلی دستگاه استفاده کرد. بررسی الگوهای تأخیر، مدیریت شیفتها، تحلیل اضافهکاری و برنامهریزی بهتر منابع انسانی ،از جمله کاربردهای مدیریتی این سیستم است. استفاده هوشمندانه از دادهها میتواند به بهبود عملکرد سازمان و افزایش رضایت کارکنان کمک کند.
L.dhg
ویرایش اسفند ماه 1404
