در حال بارگذاری ...
اگر قصد خرید چاپگر یا اسکنر اداری در سال ۲۰۲۵ را دارید، باید با ترندهای روز این صنعت آشنا باشید. فناوری‌های نوین مانند چاپ ابری (cloud printing)، هوش مصنوعی، امنیت سایبری و چاپ موبایلی، باعث شده‌اند دستگاه‌های اداری امروزی هوشمند تر، سریع تر و به صرفه تر باشند. در ادامه، با ۱۰ ترند کلیدی در دنیای چاپ و اسکن آشنا می شوید که می توانند تجربه کاری شما را متحول کنند.
امکان چاپ و اسکن مستقیم از Google Drive، OneDrive، و سایر سرویس‌های ابری، حالا جزو امکانات پایه بسیاری از پرینترهای اداری شده است. حالا شاید برایتان سوال پیش بیاید که فضای ابری چه هست و به چه کار می آید؟
چاپ ابری یا ادغام با فضای ابری یعنی چی؟
وقتی می‌گوییم “ادغام چاپگر با فضای ابری” یا “چاپ ابری”، یعنی دیگر لازم نیست فایل‌هایتان را با کابل به چاپگر وصل کنید و یا حتماً پشت یک کامپیوتر خاص بنشینید تا بتوانید چیزی را پرینت بگیرید.
در عوض، فایل‌هایتان را در یک فضای آنلاین ذخیره می کنید. مثلاً در Google Drive، Dropbox یا OneDrive و بعد، با هر دستگاهی (مثل موبایل، لپ‌تاپ یا حتی تبلت) و از هر جایی که اینترنت داشته باشید، قادر خواهید بود به چاپگر دستور چاپ بدهید. پرینتر HP OfficeJet Pro 9025 و Canon PIXMA TS8320 نمونه‌هایی از چاپگرهای مجهز به فناوری چاپ ابری هستند که از سرویس‌های Google Drive، OneDrive، و Dropbox پشتیبانی می‌کنند. این محصولات به شما این امکان را میدهند که از هر دستگاهی به چاپگر وصل بشوید و چاپ‌هایتان را از هر کجا که باشید ارسال نمایید.
یک مثال ساده:
فرض کنید در خانه هستید، اما می خواهید یک قرارداد را که در لپ‌تاپ محل کارتان ذخیره شده چاپ کنید.
اگه چاپگر شرکت به فضای ابری وصل باشد، فقط کافیست فایل مورد نظر را از گوشی یا لپ‌تاپت از داخل گوگل درایو انتخاب کنید و روی دکمه‌ی چاپ کلیک کنید. فایل مورد نظرتان مستقیماً از “ابر” به چاپگر ارسال می شود و در دفتر به چاپ می رسد، بدون اینکه لازم باشد آنجا حضور داشته باشید یا حتی کابل وصل کنید.
مزایای چاپ ابری:
به طور خلاصه ادغام با فضای ابری یعنی پرینت گرفتن راحت‌تر، از هر جا، بدون دردسر کابل و فلش!
چاپگرهای هوشمند می توانند با تشخیص خودکار خطا، پیشنهاد تعمیر، و مدیریت صف چاپ و بهره وری را افزایش دهند.
هوش مصنوعی در چاپگرها یعنی چی؟
زمانی که از «چاپگر مجهز به هوش مصنوعی» صحبت می‌کنیم، منظور تنها یک دستگاه ساده برای چاپ اسناد نیست؛ بلکه با سیستمی هوشمند سروکار داریم که مانند یک دستیار دیجیتال عمل می‌کند. این نوع چاپگرها قادرند به‌صورت خودکار نیازها و مشکلات خود را تشخیص دهند و حتی در برخی موارد، پیش از وقوع خرابی، هشدارهای لازم را صادر کنند.
برای مثال، چاپگرهایی مانند Epson EcoTank ET-8550 و Brother HL-L8360CDW از فناوری هوش مصنوعی برای مدیریت بهینه مصرف جوهر و کاغذ بهره می‌برند. این دستگاه‌ها می‌توانند به‌طور مداوم وضعیت عملکرد خود را بررسی کرده و در صورت شناسایی هرگونه مشکل بالقوه، کاربران را مطلع سازند.
۱. عیب‌یابی خودکار
برای مثال، در صورتی که میزان جوهر کاهش یافته باشد یا کاغذ در دستگاه گیر کرده باشد، چاپگر صرفاً به نمایش یک پیام خطا بسنده نمی‌کند؛ بلکه مشکل را به‌صورت دقیق تشخیص داده و راه‌حل مناسب را نیز در اختیار کاربر قرار می‌دهد. برخی از این دستگاه‌های پیشرفته حتی با نمایش ویدئوها یا تصاویر راهنما، مراحل رفع مشکل را به‌طور تصویری آموزش میدهند.
۲. پیش‌بینی خرابی قبل از وقوع
برخی از چاپگرهای هوشمند با بهره‌گیری از هوش مصنوعی، الگوهای مصرف و زمان‌های متداول خرابی یا اتمام تونر را به‌مرور شناسایی می‌کنند. به همین دلیل، پیش از آنکه دستگاه دچار اختلال شود یا در میانه‌ی کار متوقف گردد، با ارسال یک اعلان به کاربر اطلاع میدهند؛
برای نمونه:
«احتمال دارد طی سه روز آینده نیاز به تعویض کارتریج باشد.»
۳. مدیریت هوشمند صف چاپ
در شرایطی که چند کاربر به‌صورت هم‌زمان از یک چاپگر استفاده می‌کنند، دستگاه‌های مجهز به هوش مصنوعی قادرند:
اولویت‌بندی در چاپ فایل‌ها
فایل‌های مهم‌تر یا کم‌حجم‌تر را زودتر چاپ کرده و بدین ترتیب زمان انتظار را کاهش دهند.
مدیریت خطاها در فرآیند چاپ
در صورت بروز مشکل در یکی از فایل‌ها، آن را به‌طور موقت از صف خارج کرده و چاپ سایر فایل‌ها را ادامه دهند.
تنظیم صف چاپ بر اساس ترجیحات کاربر
صف چاپ را بر اساس اولویت‌های تعریف‌شده از سوی کاربران مدیریت و سازماندهی کنند.
۴. صرفه جویی خودکار در جوهر و کاغذ
هوش مصنوعی قادر است تنظیمات چاپ را به‌گونه‌ای انجام دهد که حداقل میزان جوهر و کاغذ مصرف شود، بدون آنکه کیفیت چاپ کاهش یابد. این ویژگی به‌ویژه برای دفاتر با حجم چاپ بالا بسیار کارآمد و مفید است.
۵. تشخیص رفتار کاربر و یادگیری از آن
اگر شما معمولاً در روزهای خاص یا با فرمت‌های مشخصی از چاپگر استفاده می‌کنید، چاپگرهای هوشمند قادرند این الگوهای رفتاری را شناسایی کرده و آن‌ها را به‌طور خودکار به خاطر بسپارند تا تنظیمات مورد نیاز را سریع‌تر و به‌طور مؤثری اعمال کنند.
هوش مصنوعی به این معناست که چاپگری تنها به دریافت فرمان محدود نمی‌شود، بلکه قادر است خود تصمیم‌گیری کند، از تجربیات گذشته بیاموزد و به‌طور فعال در فرآیند چاپ به کاربر کمک کند.
با افزایش نگرانی‌ها درباره نشت اطلاعات، چاپگرها به سیستم‌های امنیتی مانند رمزگذاری فایل، تایید هویت کاربر و حذف خودکار اسناد مجهز شده‌اند. برای محافظت از اطلاعات حساس، HP LaserJet Pro MFP M428fdw و Xerox VersaLink B405 به سیستم‌های امنیتی پیشرفته مانند رمزگذاری فایل‌ها و تایید هویت کاربر مجهز هستند تا از هرگونه دسترسی غیرمجاز جلوگیری شود.
امکان چاپ یا اسکن از گوشی بدون نصب اپلیکیشن اضافی، فقط با Wi-Fi Direct یا NFC، حالا یک استاندارد محسوب می‌شود.
Canon PIXMA TS9521C و Epson EcoTank ET-2720 قابلیت چاپ و اسکن مستقیم از طریق گوشی‌های هوشمند را بدون نیاز به نرم‌افزار اضافی فراهم می‌کنند. این دستگاه‌ها با Wi-Fi Direct یا NFC به شما این امکان را میدهند که به‌راحتی از تلفن همراه خود استفاده کنید.
مصرف برق کمتر، حالت خواب هوشمند و مواد قابل بازیافت از ویژگی‌های برجسته چاپگرهای سازگار با محیط زیست در سال ۲۰۲۵ هستند. Brother HL-L2395DW و HP OfficeJet Pro 9015 از این دسته پرینترها هستند، که از مواد قابل بازیافت و مصرف برق کم بهره می‌برند. این دستگاه‌ها علاوه بر صرفه‌جویی در مصرف انرژی، در حالت خواب هوشمند به طور خودکار خاموش می‌شوند تا انرژی اضافی مصرف نشود.
قابلیت افزودن ماژول‌هایی مثل فکس، اسکن OCR یا تغذیه خودکار باعث انعطاف‌پذیری بیشتر این دستگاه‌ها در دفاتر کاری شده است. چاپگرهای چندکاره ماژولار مانند Canon imageCLASS MF644Cdw و Xerox WorkCentre 6515 به شما این امکان را میدهند که ماژول‌هایی مانند فکس یا اسکن OCR را به چاپگر خود اضافه کنید و عملکرد دستگاه را مطابق نیاز خود تنظیم کنید.
ادغام با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری باعث شده بسیاری از فرآیندها بدون نیاز به چاپ فیزیکی انجام شوند.
کاهش وابستگی به کاغذ یعنی چی؟
در گذشته، چاپگرها تنها برای یک هدف استفاده می‌شدند: چاپ روی کاغذ. اما اکنون که دنیای دیجیتال به سرعت در حال گسترش است، شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا استفاده از کاغذ را به حداقل برسانند. این اقدام نه تنها برای صرفه‌جویی در منابع، بلکه برای تسریع در فرآیندها، حفظ محیط زیست و تأمین امنیت اطلاعات نیز انجام می‌شود.
این روند تحت عنوان کاهش وابستگی به کاغذ یا حرکت به سمت دفتر بدون کاغذ (Paperless Office) شناخته می‌شود.
۱. اسکن و بایگانی دیجیتال اسناد
به جای آنکه هر سندی را چاپ کرده و در پوشه‌ها نگهداری کنید، اکنون میتوانید با یک اسکن ساده:
فایل را به‌صورت دیجیتال ذخیره کنید.
آن را در فضای ابری یا کامپیوتر خود نگهداری نمایید.
در هر زمان به‌راحتی به آن دسترسی پیدا کنید.
۲. ارسال مستقیم فایل اسکن شده
چاپگرهای جدید قادرند فایل‌های اسکن‌شده را مستقیماً به ایمیل، Google Drive یا نرم‌افزارهای بایگانی اداری ارسال کنند. بدین ترتیب، نیازی به چاپ فایل و تحویل دستی آن نیست!
۳. امضاهای دیجیتال
به‌جای آنکه قراردادها یا فرم‌ها را برای امضا چاپ کنید، میتوانید آن‌ها را به‌صورت دیجیتال امضا کرده و بایگانی نمایید. بسیاری از اسکنرها این امکان را دارند که سند امضا شده به‌صورت دیجیتال ایجاد کنند.
۴. اتوماسیون اداری بدون چاپ
«بسیاری از چاپگرهای اداری به سیستم‌های نرم‌افزاری مانند ERP یا CRM متصل می‌شوند. در این سیستم‌ها، زمانی که فاکتورها، گزارش‌ها یا نامه‌ها به‌طور خودکار تولید می‌شوند، دیگر نیازی به چاپ آن‌ها نیست و تنها یک نسخه PDF یا تصویری ارسال می‌شود.
در این فرآیند، دستگاه‌هایی مانند Xerox Phaser 6510 و HP LaserJet Pro M15w به راحتی اسناد را به صورت دیجیتال اسکن کرده و به صورت مستقیم به سرویس‌های ابری مانند Google Drive و Dropbox ارسال می‌کنند.
مزایای کاهش استفاده از کاغذ:
با استفاده از چاپگرهای هوشمند، دیگر نیازی به چاپ همه‌چیز روی کاغذ نیست؛ بسیاری از فرآیندها را می‌توان به‌سرعت و با امنیت بیشتر به‌صورت دیجیتال انجام داد.
برخی برندها اپلیکیشن‌هایی ارائه میدهند که با استفاده از دوربین موبایل، راهنمای تصویری تعمیر یا آموزش دستگاه را نمایش میدهند. Canon Pixma TS8320 و HP Envy 6055 از تکنولوژی واقعیت افزوده (AR) استفاده می‌کنند تا به کاربران در هنگام راه‌اندازی یا تعمیر دستگاه، راهنمایی‌های تصویری ارائه دهند.
استفاده از واقعیت افزوده (AR) در چاپگرها یعنی چی؟
واقعیت افزوده (Augmented Reality یا AR) یک فناوری جذاب است که اطلاعات دیجیتال (مانند تصویر، ویدیو یا دستورالعمل) را از روی دنیای واقعی، نمایش می‌دهد. به‌عنوان مثال، با استفاده از دوربین گوشی خود به یک دستگاه نگاه می‌کنید و در صفحه نمایش موبایل، راهنمایی ظاهر می‌شود که دقیقاً نشان می‌دهد کدام دکمه را باید فشار دهید یا چگونه کارتریج را تعویض کنید.
چاپگرها و اسکنرها چطور از AR استفاده می‌کنند؟
«برخی از برندهای پیشرفته چاپگر و اسکنر، اپلیکیشن‌هایی ارائه میدهند که به هنگام گرفتن گوشی مقابل دستگاه ، با استفاده از فناوری واقعیت افزوده (AR) کارهای زیر را انجام میدهند:
۱. مراحل تعمیر یا تعویض قطعه را نشان میدهند
برای مثال، در صورتی که کاغذ در دستگاه گیر کرده باشد، اپلیکیشن با استفاده از تصویر سه‌بعدی، دقیقاً نشان می‌دهد که کدام قسمت را باید باز کرده و چگونه کاغذ را به‌طور صحیح خارج کنید.
۲. نحوه‌ی نصب اولیه یا راه‌اندازی را آموزش میدهند
هنگامی که دستگاه را برای اولین بار راه‌اندازی می‌کنید، تنها کافی است گوشی خود را مقابل آن قرار دهید تا راهنمای تصویری گام به گام به‌طور مستقیم روی صفحه دستگاه نمایش داده شود.
۳. نقاط حساس دستگاه را معرفی می‌کنند
برای مثال، راهنمای تصویری نشان می‌دهد که کارتریج در کجا قرار دارد، دکمه تنظیمات کجا است و یا فیلتر هوا در کدام بخش دستگاه قرار گرفته است.
این ویژگی چه کمکی به کاربر می‌کند؟
حتی اگر هیچ دانش فنی در مورد چاپگر نداشته باشید، با استفاده از راهنمای تصویری مرحله‌به‌مرحله، میتوانید به‌تنهایی مشکل را شناسایی و حل کنید و دیگر نیازی به مطالعه دفترچه راهنما یا جستجو در یوتیوب برای آموزش‌های مختلف نخواهد بود.
برای شرکت‌ها، این به معنای کاهش نیاز به تماس با پشتیبانی و افزایش سطح رضایت کاربران است.
یک مثال واقعی:
برندهایی نظیر HP، Epson و Canon اپلیکیشن‌هایی ارائه میدهند که با استفاده از فناوری واقعیت افزوده (AR) به کاربران کمک می‌کنند تا:
به طور خلاصه، واقعیت افزوده به این معناست که چاپگر خود با شما صحبت نمی‌کند، بلکه از طریق موبایل شما، گام‌به‌گام راهنمایی‌هایی تصویری و دقیق ارائه می‌دهد، بدون نیاز داشتن به دانش فنی خاص.
سازگاری با دستیارهای صوتی مثل Google Assistant، چاپ از طریق فرمان صوتی را امکان پذیر کرده است. مدل‌هایی مانند Brother HL-L2350DW و HP LaserJet Pro MFP M428fdw از فرمان‌های صوتی با دستیارهای صوتی مانند Google Assistant و Amazon Alexa پشتیبانی می‌کنند، که به شما این امکان را میدهند تا بدون نیاز به لمس دستگاه، فقط با صدای خود، دستور چاپ را صادر کنید.
شرکت‌ها به جای خرید دستگاه، به خدماتی مانند اجاره چاپگر، تامین تونر و سرویس دوره‌ای رو آورده‌اند که هزینه‌ها را به شدت کاهش می دهد.
سرویس‌های مدیریت چاپ (MPS) یعنی چی؟
در گذشته، شرکت‌ها خودشان اقدام به خرید چاپگر، خرید تونر و تعمیر دستگاه‌ها می‌کردند و با دردسرهای زیادی روبه‌رو بودند.
اما امروزه بسیاری از شرکت‌ها به جای انجام این امور، خدمات چاپ را به شرکت‌هایی که خدمات مدیریت چاپ ارائه میدهند، برون‌سپاری می‌کنند. این خدمات تحت عنوان Managed Print Services (MPS) شناخته می‌شود که به فارسی سرویس‌های مدیریت‌شده چاپ نامیده می‌شود.
این سرویس‌ها دقیقاً چه هستند؟
در سرویس‌های MPS، یک شرکت متخصص به‌طور کامل فرآیند چاپ را برای شما انجام می‌دهد یا مدیریت می‌کند. به عبارت دیگر، این شرکت‌ها از ابتدا تا انتهای فرآیند چاپ، از خرید دستگاه و تونر گرفته تا تعمیر و نگهداری، همه‌چیز را به‌عهده می‌گیرند.
۱. اجاره یا تأمین دستگاه‌ها
دیگر نیازی به خرید پرینتر یا اسکنر نیست؛ آن شرکت دستگاه مناسب را برای شما نصب کرده و خود مسئول نگهداری آن خواهد بود.
۲. تأمین خودکار تونر و کاغذ
هنگامی که تونر دستگاه در حال اتمام است، سیستم به‌طور خودکار به تأمین‌کننده اطلاع می‌دهد. دیگر نیازی به یادآوری شما یا ذخیره انبوهی از کارتریج‌ها در انبار نیست.
۳. پشتیبانی و تعمیر فوری
اگر دستگاه دچار خرابی شود، تیم پشتیبانی همان شرکت به‌سرعت برای تعمیر آن اقدام می‌کند. دیگر نیازی به جستجو برای پیدا کردن تعمیرکار نخواهید داشت.
۴. مدیریت مصرف و هزینه‌ها
شما به طور دقیق قادر خواهید بود که میزان چاپ هر بخش از شرکت، هزینه‌های آن و فرصت‌های صرفه‌جویی را شناسایی کنید. برخی سیستم‌ها حتی این امکان را فراهم می‌آورند که چاپ رنگی را تنها برای مدیران فعال کنید.
چه فایده‌ای برای شرکت‌ها دارد؟
این سرویس برای چه شرکت‌هایی مفید است؟
به طور خلاصه، سرویس MPS به این معناست که دیگر نیازی به خرید چاپگر، تونر و تعمیر آن نخواهید داشت؛ یک شرکت تمام امور مربوط به چاپ را برای شما انجام می‌دهد، به‌صورت راحت و بدون دردسر.
فروشگاه راژمان-شیراز نمایندگی انواع برند های اسکنرو پرینتر در شیراز است که محصولات را با گارانتی ارائه می دهد. اگر نیاز به مشاوره دارید میتوانید با برقراری تماس با شماره 36474444-071 ،از راهنمایی همکاران ما استفاده کنید.
اگر پرینتر و یا اسکنری دارید که مشکلی دارد، میتوانید برای تعمیر از قسمت خدمات شیراز-راژمان مشاوره بگیرید و در صورت نیاز کالای خود را برای تعمیر به راژمان بیاورید و یا با پیک بفرستید تا مشکل آن رفع شود.
ویرایش تیر 1404
n.e
